Regulaminy wewnętrzne i umowy członkowskie

Podstawowym aktem prawnym, wyznaczającym ramy w jakich funkcjonuje grupa jest — zależnie od przyjętej formy prawnej — statut lub umowa spółki. W czasie tworzenia tych dokumentów trudno przewidzieć przyszłe zmiany zarówno na rynku, jak i w sytuacji wewnątrz grupy. Dlatego każdy dobry statut posiada zapisy ogólne powodujące, że pewne kwestie nie są jednoznacznie i ściśle sprecyzowane, ale pozostawiona jest swoboda interpretacji przez członków.

Jednoznaczne określenie zasad funkcjonowania i współpracy w grupie powinno być zawarte w przyjętych przez walne zgromadzenie i podpisanych przez wszystkich członków regulaminach wewnętrznych, które nie podlegają urzędowej rejestracji. Powinny obejmować wszystkie obszary działania, w tym funkcjonowania organów grupy, podejmowania decyzji oraz wyborów władz.

Umowa członkowska jest dokumentem odrębnym od regulaminów i może być odnawiana co roku. Jest handlowym kontraktem zawartym między grupą jako firmą, a poszczególnymi członkami. Umowa zapewnia grupie stabilność oraz zaufanie odbiorców. Członkowie, którzy nie podpiszą umów lub nie wypełniają obowiązków z nich wynikających, nie zostają przyjęci do grupy lub są z niej wykluczani.

Rola lidera

Lider to osoba, której powierzono pełnienie funkcji przywódczych w grupie. Dobry lider potrafi trafnie zanalizować sytuację, zaproponować drogi osiągania celów oraz tak podzielić obowiązki, aby osiągnięcie celu było zasługą wszystkich. Lider może koordynować działalność grupy, być jej ideologiem, ustalać cele i politykę, reprezentować grupę na zewnątrz, być arbitrem i mediatorem, kontrolować stosunki wewnętrzne, rozdawać nagrody i nakładać kary. O tym, jakie umiejętności powinien posiadać, decyduje rodzaj grupy oraz wymogi sytuacji. Gdy atmosfera jest napięta — musi pojawić się mediator, gdy najważniejsze jest osiągnięcie celu — potrzebna jest osoba skutecznie o to dbająca, gdy grupa się rozpada — konieczny jest przywódca, który ją zintegruje.

Ważną cechą lidera jest jego wiedza i doświadczenie zawodowe. W wielu przypadkach grupom będą potrzebni liderzy, którzy potrafią pomóc w rozwiązywaniu problemów, na przykład produkcyjnych lub zapewnienia jakości. Wiele z takich funkcji wypełnia zarząd grupy. Gdy jednak inny członek jest lepiej przygotowany do podjęcia się danego zadania, on powinien w tym zakresie stać się liderem. Powierzenie mu tych prac wzmocni chęć członków do angażowania się i ponoszenia odpowiedzialności za efekty pracy grupy.

Czynniki konsolidujące

Najważniejszy jest wspólny cel, rozumiany jako dążenie wszystkich członków grupy do osiągnięcia pożądanego stanu bądź efektu, na przykład zdobycia pomieszczenia na biuro grupy czy podpisania umowy handlowej korzystnej dla producentów. Cel musi być realny i akceptowany przez wszystkich (lub zdecydowaną większość) członków. Drugim istotnym czynnikiem jest wsparcie, jakiego udzielają sobie członkowie. Dla konsolidacji grupy w dłuższym czasie istotne jest, by podejmowane działania były doprowadzane do finału, a organizowanie pracy, ustalanie terminów spotkań czy podejmowanych prac, prowadziło do ciągłości działań grupowych. Różnice zdań, wypowiedzi krytyczne oraz inne zjawiska zagrażające spójności są powszechne. Aby im zapobiec grupa powinna być otwarta na nowe pomysły, rozwiązania czy krytykę. Przyjęcie zasady, że każdy ma prawo się wypowiedzieć i być wysłuchany, umożliwia dyskusję i rozwiązywanie problemów.

Co utrudnia pracę

Jednym z głównych czynników jest brak dyscypliny członków. Może się on, na przykład, przejawiać podejmowaniem przez pojedyncze osoby decyzji o sprzedaży produktów wbrew przyjętym w grupie zasadom, nieuczestniczeniem w zebraniach, niewywiązywaniem się z przyjętych zobowiązań, niepłaceniem ustalonych składek. Problemem może stać się zbyt duża aktywność członków — zgłaszanie zbyt wielu pomysłów wspólnego działania może grozić utratą głównego celu grupy. Konieczność zaangażowania sił, czasu i środków finansowych może spowodować, że sprawy nie zostaną doprowadzone do końca lub zrealizowane w sposób niedający zadowolenia. W grupie może dojść do rozbieżności interesów, podejrzeń czy pomówień. Jednym z lepszych sposobów radzenia sobie z tym problemem jest wspólna dyskusja i poszukiwanie rozwiązań.

Zebranie

Większość ważnych dla grupy spraw musi być załatwiana na zebraniach. Część z nich ma charakter formalno-prawny przewidziany statutem (np. sprawozdawcze) i wymaga staranności w przygotowaniu i przeprowadzeniu.

Większość ważnych spraw musi być załatwiana na zebraniach

Przed zebraniem niezbędne czynności to:

• ustalenie celu,
• przygotowanie programu,
• ustalenie daty, godziny i miejsca,
• ustalenie listy gości oraz tematyki wystąpień,
• rozesłanie zaproszeń,
• przygotowanie (rozesłanie) materiałów,
• zaproszenie mediów i przekazanie informacji o zebraniu (jeżeli leży to w interesie grupy),
• dokonanie ustaleń organizacyjnych (kto będzie przewodniczył, kto sporządzi protokół, kto zajmuje się gośćmi, kto przygotowuje napoje itp.),
• sprawdzenie, czy miejsce pozwala sprawnie obradować (krzesła, stoły, ustawienie, oświetlenie, ogrzewanie, wietrzenie, możliwość skorzystania z rzutnika czy tablicy itp.).

Przygotowania należy rozpocząć wcześnie, aby na czas wysłać zawiadomienia i zaproszenia dla gości. Z tymi, na których nam szczególnie zależy, należy telefonicznie lub osobiście ustalić termin zebrania. Mobilizująco wpływa też ustalenie godziny zakończenia spotkania i czasu realizacji poszczególnych punktów programu. Informacje te powinny być zawarte w zaproszeniu.

W czasie zebrania. Na jego przebieg wpływają wszys­cy uczestnicy, a szczególna rola przypada przewodniczącemu. Każdy członek grupy — uczestnik zebrania — powinien przyczynić się do efektywnego wykorzystania czasu przez siebie i innych:

• znać reguły, według których odbywa się zebranie,
• włączać się do dyskusji, gdy ma coś do powiedzenia,
• prosić o głos, mówić krótko i na temat, wypowiedź kończyć wnioskiem,
• unikać zbyt częstego zabierania głosu,
• zachęcać in­nych do wypowiedzi,
• unikać wypowiedzi jątrzących i prowadzących do rozłamu,
• dążyć do rozwiązywania problemów,
• poszukiwać zagadnień, których rozwiązania mógłby się podjąć.

Przygotowując zebranie trzeba zastanowić się, kto może być przewodniczącym. Osoba bez doświadczenia musi się przygotować, gdyż dobrze poprowadzone zebranie spowoduje pozytywny odbiór grupy przez gości i zadowolenie członków.

Przewodniczący powinien:

• umieć rozwiązywać problemy proceduralne,
• znać statut grupy i regulamin obrad,
• pilnować, by dyskusja nie odbiegała od tematu,
• być bezstronnym, uprzejmym wobec wszystkich i obiektywnym,
• udzielać głosu zgodnie z kolejnością zgłoszeń,
• pilnować, by nie przekraczano czasu wystąpień oraz trwania spotkania,
• umieć przeprowadzić głosowanie.

Głosowania. Głosując większość spraw mamy do czynienia ze zwykłą większością. Wniosek zostaje przyjęty, gdy więcej głosów jest "za" niż "przeciw", głosy "wstrzymujące się" nie mają znaczenia. Jeżeli liczba głosów "za" jest równa liczbie "przeciw", wniosek upada. Powszechna praktyka, że w takich przypadkach decyduje głos przewodniczącego obradom nie jest zgodna z uznanymi w świecie procedurami demokratycznymi. Przy większości bezwzględnej więcej niż połowa oddanych głosów musi być "za", głosy "przeciw" i "wstrzymujące się" traktuje się, jako niepopierające wniosku (np. większość bezwzględna z 30, jak i z 31 wynosi 16). Z większością kwalifikowaną mamy do czynienia, gdy "za" musi być więcej niż określona liczba obecnych (np. 2/3 czy 3/4). Aby głosowanie było ważne, zawsze musi być obecna wymagana liczba członków grupy, czyli musi być kworum. Głosowanie może być jawne, przez podniesienie ręki. Wówczas przewodniczący przypomina treść wniosku (lub uchwały) i kolejno zadaje pytania: kto jest za wnioskiem (uchwałą)? kto jest przeciw? kto się wstrzymał? a uprawnieni do głosowania podnoszą rękę, gdy podane pytanie jest zgodne z ich punktem widzenia. Wyniki głosowania muszą być zapisane w protokole zebrania. Głosowanie tajne przeprowadza się przy wyborze do władz (powinno to być zasadą, chociaż statuty wielu grup dopuszczają głosowanie jawne) oraz zawsze, gdy ten sposób głosowania określa statut lub żądają tego uczestnicy spotkania. Pod koniec zebrania należy podsumować podjęte decyzje ze wskazaniem wykonawców oraz ustalić zadania, które trzeba będzie zrealizować
w najbliższym okresie.

Po zebraniu. Nie wystarczy dobrze przygotować i poprowadzić zebranie, by osiągnąć cel. Dopiero realizac­ja przyjętych ustaleń spowoduje uzyskanie zakładanych efektów. Stąd też po zebraniu należy zadbać o realizację przyjętych ustaleń. Powinni to zrobić wszyscy zobligowani "z urzędu" przez przyjęte uchwały bądź ustalenia do ich realizacji niejako, oraz ci, którym wyznaczono zadania lub podjęli się ich dobrowolnie. Należy przyjąć zasadę, że każde zebranie jest protokołowane, a protokół należy sporządzić bezpośrednio po zebraniu. Protokół podpisuje osoba sporządzająca go oraz przewodniczący obrad.