Już pierwsze wymaganie mówi, że organizacja producentów musi być utworzona z inicjatywy producentów. Jest to fundament sukcesu, gdyż tylko wtedy mają oni swobodę określenia wielu zapisów statutu lub umowy, zgodnie ze swoimi potrzebami, jak również możliwość określenia szczegółowych zasad i sposobów wspólnego działania. Organizowanie się nie może być więc narzucane producentom przez osoby, które nimi nie są. Czy takie niebezpieczeństwo realnie istnieje? Niestety tak, na przykład niektóre firmy widziałyby organizowanie się producentów jako większą możliwość związania ich ze sobą na własnych zasadach. W niektórych przypadkach można odnieść wrażenie, że chęć tworzenia przez firmy handlowe wokół siebie grup wynika tylko z konieczności zapewnienia sobie surowca do handlu, by spłacić zaciąg­nięte kredyty. Oczywiście, producenci mogą godzić się na takie rozwiązania, ale muszą odpowiedzieć sobie na dwa podstawowe pytania. Czy chcą budować za własne pieniądze czyjąś firmę, czy nie lepiej za te same pieniądze budować swoją? Drugie pytanie to, czy — gdy zostaną grupą (organizacją) — chcą narażać się na odebranie tego statusu, w przypadku udowodnienia, że w rzeczywis­tości nie zorganizowali się z własnej inicjatywy?

Cele organizacji

Po pierwsze. Grupa (organizacja) musi zapewniać, że produkcja jest planowana i dostosowana do popytu, zwłaszcza pod kątem jakości oraz ilości. Realizacja tego celu przybliża producenta do sytuacji, że najpierw się sprzedaje, a dopiero później produkuje. Producent oczekuje informacji dotyczącej, czego, w jaki sposób i ile ma produkować, jakie wymagania jakościowe powinien spełniać produkt. Grupa (organizacja) ułatwia znalezienie odpowiedzi.

Po drugie. Grupa (organizacja) sprzedaje produkty wytworzone w gospodarstwach swoich członków, a więc koncentruje podaż, oferuje duże partie jednorodnego produktu, oczekiwanego na rynku. Zapewnia możliwoś­ci przechowywania produktów, organizuje przygotowywanie ich do sprzedaży, a także prowadzenie sprzedaży i rozliczanie transakcji. Członek-producent ma znacznie mniej obowiązków, jest wyręczany w wielu działaniach. Minimalna wielkość produkcji rynkowej została ustalona dla grupy jako równowartość 50 000 euro, a dla organizacji — 100 000 euro. Są to niewątpliwie małe wartości, w porównaniu z wielkością produkcji organizacji w państwach "starej" UE, ale w Polsce dają mniejszym grupom szanse na zaistnienie.

Po trzecie. Realizacja powyższych celów, a także prowadzenie wspólnych zakupów środków produkcji, przyczynia się do obniżania kosztów ponoszonych przez poszczególnych członków i pozwala stabilizować ceny uzyskiwane przez producentów.

Po czwarte. Grupa (organizacja) ustala i dba, aby jej członkowie stosowali takie zasady uprawy, technologie produkcji oraz korzystne dla środowiska zasady gos­podarki ściekami, by ochroniona była jakość zasobów wody, gleby i krajobrazu, a także dąży do zachowania i stymulacji zróżnicowania życia biologicznego. W ten sposób poprawia się jakość produktu, co — potwierdzone certyfikatami — poprawia jego wartość w oczach konsumenta, a więc zwiększa możliwości sprzedaży, stabilizuje pozycję grupy na rynku oraz ceny.

Do czego musimy się zobowiązać?

Nie można ukrywać, że członkostwo w grupie czy organizacji to nie tylko korzyści, ale również konieczność przyjęcia na siebie zobowiązań. Statut (umowa) grupy musi zobowiązywać członków-producentów, między innymi, do:

• Przynależności tylko do jednej wstępnie uznanej grupy producentów lub uznanej organizacji producentów, dla kategorii produktów, ze względu na które grupa wnios­kuje o wstępne uznanie czy uznanie. Słyszałem nawet, że to zobowiązanie członka jest złamaniem konstytucyjnej swobody organizowania się. Otóż nie, organizować się w dowolny, korzystny dla siebie sposób może każdy, natomiast wyprodukowane przez siebie produkty może sprzedać tylko raz — właśnie poprzez swoją grupę (organizację). Nie czyniąc tego, członek uniemożliwia uzys­kiwanie, również przez samego siebie, korzyści wynikających z koncentracji podaży oraz oferowania dużych partii produktu. Nie jest właściwym rozwiązaniem członkostwo w jednej grupie czy organizacji męża, a w innej żony lub dorosłego dziecka będącego domownikiem, jeżeli ich deklaracje sprzedaży dotyczą tych samych produktów. Sytuacja taka może mieć miejsce jedynie wówczas, kiedy każde z małżonków czy dzieci jest niezależnym producentem i składa deklarację produkcji oraz sprzedaży w odniesieniu do produkcji z własnego gospodarstwa. Trzeba też dodać, że członkiem grupy lub organizacji może być tylko producent, a więc osoba, która posiada nadany przez ARiMR numer producenta rolnego.

• Dostarczania grupie (organizacji) informacji dotyczących powierzchni uprawy, plonów, wysokości zbiorów oraz sprzedaży bezpośredniej poszczególnych gatunków owoców i warzyw. Dane te służą prowadzeniu sprawnej wspólnej działalności marketingowej. Nie można przecież podpisywać kontraktów z odbiorcami nie mając informacji, co i w jakiej ilości oraz jakości wyprodukowali członkowie. Nie można planować zmian produkcji pod kątem wymagań rynku, jeżeli nie zna się obecnego jej stanu. I znowu słychać głosy niechęci: dlaczego mam zdradzać tajemnice swojego gospodarstwa? Przecież sąsiedzi i tak wiedzą, co uprawiamy, jaki plon może dać dany gatunek, znają ceny rynkowe — trudno więc sztucznie czynić tajemnicę z tego, co dzieje się na oczach innych. Stare polskie porzekadło mówi: wiedzą sąsiedzi, jak kto siedzi. Nie trzeba też mieć wątpliwości przy przekazaniu informacji dotyczących wyposażenia gospodarstwa w środki techniczne, co, między innymi, jest potrzebne przy opracowywaniu planu dochodzenia do uznania.

Członkowie organizacji producentów muszą dodatkowo:

• Stosować wspólne zasady dotyczące produkcji, marketingu, sprawozdawczości i ochrony środowiska. To wymaganie również nie jest narzucone, są to przecież wspólne ustalenia przyjęte przez samych członków. Oczywiście, gdy się je uchwala, trzeba pamiętać, aby uwzględnić wymagania i oczekiwania odbiorców czy inne określone przepisami (standardów jakości handlowej czy ochrony środowiska).

• Sprzedawać za pośrednictwem organizacji całą produkcję z gospodarstwa — wszystkie produkty, dla których organizacja jest utworzona. Możliwe są określone przepisami odstępstwa, gdy organizacja producentów wyda taką zgodę oraz ustali warunki tej sprzedaży. Realizacja tego wymagania to podstawowy warunek sukcesu organizacji, ale z jego realizacją jest dużo problemów i nieporozumień. Wciąż można obserwować wyniesione z poprzedniego okresu przekonanie, że ten dobry produkt, poszukiwany na rynku, ja sobie sam sprzedam, a ten gorszy niech sprzeda moja grupa, niech o to martwi się jej prezes, bo przecież jestem członkiem i coś mi się z tego powodu należy. Tymczasem powinno obowiązywać dokładnie odwrotne myślenie — najlepszy produkt sprzedaję przez swoją organizację, by umacniać jej pozycję na rynku, a ten gorszy będę próbował sprzedać innym firmom czy na targowisku, jednocześnie myśląc, co zrobić, by w przyszłości tego nieoczekiwanego przez odbiorców produktu mieć jak najmniej.

Grupa producentów musi w czasie realizacji planu dochodzenia do uznania wdrożyć obydwa powyższe wymagania. Uzyskiwanie pomocy przez organizację wymaga dokonywania przez członków wpłat przeznaczonych na tworzenie i uzupełnienia funduszu operacyjnego, z którego finansowana jest realizacja programu operacyjnego. Bez tych wpłat organizacja nie uzyska pomocy, a więc nie będzie się rozwijać w sposób oczekiwany przez członków.

Co jest niezbędne w statucie czy umowie?

Te dokumenty, obok wymagań określonych ustawą, w oparciu o którą grupa czy organizacja uzyskuje osobowość prawną (Prawo spółdzielcze, Kodeks spółek handlowych, Ustawa o społeczno-zawodowych organizac­jach rolników) musi zawierać przede wszystkim:

• Zasady przyjmowania i występowania członków oraz minimalny okres członkostwa. Chronią one przed przyjmowaniem do grupy lub organizacji tych, których przyjmować nie chcemy lub nie powinniśmy. Minimalny okres członkostwa został określony na trzy lata licząc od dnia wydania decyzji o uznaniu lub od dnia uzyskania członkostwa, jeżeli stało się to później niż wydanie decyz­ji. Czas wypowiedzenia członkostwa wynosi sześć miesięcy i musi kończyć się 30 czerwca, 31 sierpnia, 31 grudnia lub 28 lutego. Jakkolwiek zasady te dotyczą uznanych organizacji producentów, to dobrze byłoby stosować się do nich również we wstępnie uznanych grupach.

• Zasady prowadzenia rachunkowości i opracowywania budżetu niezbędne dla funkcjonowania grupy (organizacji). Statut lub umowa powinny wskazywać, że grupa (organizacja) prowadzi rachunkowość zgodnie
  z ustawą o rachunkowości oraz to, który organ przygotowuje, zatwierdza, kontroluje realizację i przyjmuje sprawozdanie z wykonania budżetu.

• Procedury związane z określaniem i uchwalaniem zasad obowiązujących członków-producentów owoców i warzyw w odniesieniu do produkcji, marketingu, sprawozdawczości i ochrony środowiska. Statut lub umowa musi określać procedury, ich stosowanie to zadanie na czas dojścia do uznania.

• Zasady i warunki sprzedaży owoców i warzyw wytworzonych przez członków. Określenie tych zasad, podobnie jak powyższych procedur, obok tego, że znajdzie się w statucie, powinno być też przedmiotem umów i regulaminów członkowskich, podpisanych przez przedstawicieli grupy (organizacji) i każdego z członków-producentów.

• Zasady umożliwiające producentom owoców i wa­rzyw udział w demokratycznym podejmowaniu decyzji przez grupę (organizację) oraz kontrolę ich realizacji. Demokratyczne podejmowanie decyzji i kontrola ich realizacji przez członków to podstawowe zasady funkcjonowania grupy (organizacji). Statut lub umowa musi określać procedury przygotowywania, podejmowania oraz kontroli realizacji decyzji. Konieczne jest określenie rodzajów organów i ich kompetencji niezbędnych dla właściwej realizacji tego wymagania.

• Zasady i sposoby finansowania działalności grupy lub organizacji przez producentów owoców i warzyw w niej zrzeszonych. Członkowie muszą finansować działalność bieżącą i rozwój swojej grupy (organizacji). Zasady i sposoby finansowania, rodzaje i sposoby wpłat, muszą być zgodne z ustawą, na której podstawie uzyskano formę prawną. W praktyce często występuje oczekiwanie, że koszty te pokryje ktoś z zewnątrz, co ma niewiele wspólnego z realiami.

• Sankcje wobec członka grupy (organizacji), który nie wypełnia nałożonych na niego obowiązków. Każdy członek, który nie wypełnia wspólnie ustalonych obowiązków, działa na szkodę pozostałych, stąd muszą oni mieć możliwość obrony poprzez stosowanie sankcji, do wykluczenia włącznie.

Firma handlowa czy grupa producentów?

Grupa w każdym roku realizacji planu dochodzenia do uznania, a uznana organizacja przez cały czas posiadania tego statusu, musi co najmniej połowę przychodów ze sprzedaży produktów należących do kategorii, ze względu na które otrzymała wstępne uznanie bądź uznanie, uzyskiwać, ze sprzedaży tych produktów wytworzonych w gospodarstwach członków-producentów. Takie wymaganie zapewnia, że grupa lub organizacja nastawiona jest na marketing produktów pochodzących z gospodarstw członków, a nie na maksymalizacji zys­ku ze sprzedaży owoców i warzyw pochodzących z zakupu od innych producentów, co dla wielu zarządów byłoby łatwiejsze.

Trzeba też dodać, że przepisy ograniczają możliwość zdominowania grupy lub organizacji przez jednego członka czy niewielką ich liczbę, poprzez ograniczenie do 20% głosów, jakie członek może mieć przy podejmowaniu wspólnych decyzji.

Spełnienie wymagań, podporządkowanie się przepisom, pozwala grupie (organizacji) dobrze służyć swoim członkom i realizować podstawowe zadania, zwłaszcza w zakresie poszerzania wiedzy na temat produkcji swoich członków, sortowania, przechowywania i pakowania produktów, zarządzania handlem i budżetem oraz scentralizowanej księgowości i systemu fakturowania. Im więcej producentów owoców i warzyw będzie członkami dobrze zorganizowanych grup i organizacji producentów owoców i warzyw, tym lepiej będzie zorganizowany ten rynek, tym większe korzyści będą osiągać producenci.