• 12-636-18-51
  • wydawnictwo@plantpress.pl
ogrodinfo.pl
sad24.pl
warzywa.pl
Numer 08/2001

GRUPY PRODUCENTÓW OWOCÓW I WARZYW, część IV - GRUPA JEST FIRMĄ

W poprzednich artykułach omówiłem uregulowania ustawowe dotyczące grup producentów owoców i warzyw, chcących ubiegać się o wsparcie ze środków publicznych. Wszystkie grupy muszą być tak zorganizowane, zarządzane i finansowane, aby spełniały oczekiwania swoich członków. Powodzenie działalności gospodarczej zależy jednak od wielu czynników zewnętrznych i wewnętrznych, a osiągnięcie sukcesu wymaga dostosowania metod pracy, organizacji, zarządzania oraz rozmiarów grupy do wymagań rynku.
Planowanie działalności
Każda grupa, przygotowując się do działania lub realizując później konkretne przedsięwzięcie, musi je dobrze zaplanować. Optymizm i wiara w sukces, które najczęściej cechują podejmujących działania są ważne, a nawet niezbędne, ale nie wystarczą do osiągnięcia zakładanych efektów końcowych. Grupa musi tak postępować, aby jej działania przyniosły efekt ekonomiczny — niższe koszty produkcji i sprzedaży własnych towarów. Wyzwaniem jest też sprostanie krajowej i zagranicznej konkurencji. W tym celu należy tak zaplanować produkcję w gospodarstwach członków, aby dysponować odpowiednią ilością produktów o oczekiwanej przez odbiorców jakości.

Marketing w grupie
Na działalność marketingową każdego przedsiębiorstwa działającego na rynku składa się wiele czynności. Niektóre z nich mają charakter rutynowy i często się powtarzają (na przykład związane z transakcjami, ekspedycją dostaw czy bieżącymi działaniami ewidencyjno-kontrolnymi), inne zaś są jednorazowymi przedsięwzięciami, które za każdym razem wymagają indywidualnego podejścia (na przykład analiza rynku, sporządzanie planów marketingowych, wprowadzanie na rynek nowych produktów).
Ustalenie zamierzeń strategicznych i kierunków rozwoju grupy pozwoli na sporządzenie planu marketingowego, czyli zbioru decyzji wytyczających pożądane cele rynkowe oraz sposób ich realizacji. Decyzje te — podejmowane na podstawie wszechstronnej analizy bieżącej i przewidywanej sytuacji grupy na danym rynku — powinny odpowiedzieć na pytanie "Co i jak należy osiągnąć?"
Integralnym i jednocześnie najważniejszym elementem planu marketingowego jest strategia marketingowa, stanowiąca szczegółowy plan działań rynkowych, które powinny zostać zrealizowane dla osiągnięcia zamierzonych celów. Przygotowanie strategii marketingowej polega na ustaleniu oraz logicznym powiązaniu produkcji, dystrybucji, promocji oraz ceny, które składają się na tak zwany marketing-mix.

Planowanie finansów
Zaplanowanie działalności marketingowej grupy pozwoli odpowiedzieć na dwa ważne pytania: "Co chcemy robić?" oraz "Jak zamierzamy tego dokonać?" Trzeba jednak przede wszystkim zastanowić się: "Czym dysponujemy?" oraz "Czego nam brakuje?", co pozwoli sporządzić analizę ekonomiczną. Należy więc dokładnie określić wszystkie zasoby rzeczowe, finansowe oraz ludzkie, niezbędne do właściwej realizacji zadań.
Planowanie, szczególnie finansowe, nie jest mocną stroną większości grup. Jest ono jednak bardzo ważne, gdyż:
- pozwala przekonać się, czy końcowy efekt podejmowanych działań będzie zgodny z zakładanymi celami;
- pomaga kierownictwu grupy w bieżącym zarządzaniu;
- ułatwia określenie kierunków dalszego rozwoju grupy;
- umożliwia zaprezentowanie grupy na zewnątrz (np. partnerom handlowym czy kredytodawcom).
Sporządzając analizę finansową grupy należy pamiętać, że wykonuje się ją przede wszystkim na własne potrzeby, aby móc skutecznie działać. W planie szczególną uwagę powinno się zwrócić na źródła finansowania działalności grupy — zarówno kosztów bieżących, jak i tych dotyczących rozwoju (inwestycji). Zasadniczo te pierwsze powinni w całości ponosić członkowie — proporcjonalnie do wielkości obrotów dokonywanych z grupą. Inwestycje wymagają najczęściej wsparcia zewnętrznego — kredytów lub dotacji. Sporządzenie dobrej prognozy finansowej nie jest łatwe, jednak prawidłowy plan pozwoli kontrolować ekonomiczną stronę działalności grupy. Mogą go przygotować sami członkowie lub osoba spoza grupy.

Realizacja bieżących zadań
Zarząd grupy odpowiada, między innymi, za planowanie, realizację zadań oraz rozliczenia zewnętrzne. Ważne jest szybkie ustalenie przez zarząd systemu ciągłego sprawdzania (monitorowania) prowadzonej przez grupę działalności. Pozwoli to na bieżącą kontrolę realizacji zadań, w tym finansowych, oraz podejmowanie decyzji.
Do kierowania bieżącą działalnością grupy zarząd upoważnia jednego ze swoich członków, przygotowanego do pełnienia tej funkcji, lub powierza tę rolę osobie z zewnątrz (menedżerowi), zatrudnionej na cały lub na części etatu. Można też — rozwiązanie często występujące na Zachodzie — zlecić funkcję przedstawiciela handlowego wyspecjalizowanej firmie bądź agencji.
Grupa jest firmą, więc dla dobrego jej postrzegania przez otoczenie, w tym partnerów handlowych, powinna mieć stałe biuro oznaczone szyldem. Najczęściej biuro organizowane jest w mieszkaniu któregoś z członków, lepiej jednak, jeżeli znajduje się ono w "niezależnym" budynku.
Ważnym stanowiskiem w biurze grupy — obok menedżera — jest osoba, której funkcję można nazwać różnie — sekretarki, pracownika administracyjnego, itp. (może być zatrudniona na pełny bądź na części etatu). Poza wymienionymi stanowiskami, których obsadzenie usprawni pracę, grupa może zatrudnić także innych pracowników, jeżeli wynika to z potrzeb prowadzonej działalności oraz są na to fundusze. W początkowym okresie działania grupy najczęściej nie zatrudniają pracowników, ale również w tym czasie szczególnie ważne jest właściwe zorganizowanie obsługi księgowej i prawnej grupy.

Księgowość i podatki
Zgodnie ustawą o rachunkowości, każda grupa zobowiązana jest do prowadzenia rachunkowości. Ustawa określa, że "jednostki obowiązane są do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności". Odpowiedzialność za realizację tych ustawowych obowiązków ponosi kierownik jednostki. Jeżeli jest nim organ wieloosobowy (zarząd), a nie wskazano konkretnej osoby, odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.
Pełna ewidencja księgowa obowiązuje jednostki, które prowadzą działalność gospodarczą, czyli kupują, sprzedają, produkują oraz przetwarzają towary lub świadczą usługi na rzecz odbiorców.
Grupy prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o zobowiązaniach podatkowych z 15 lutego 1992 roku. Zgodnie z tym aktem prawnym, firmy sporządzają deklarację podatkową CIT-2 i odprowadzają zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych do 20. dnia następnego miesiąca, do urzędu skarbowego właściwego dla swojej siedziby.
Obowiązek płacenia podatku dochodowego występuje tylko wówczas, jeżeli grupa uzyskuje dochód. Nie należy mylić tego obowiązku z faktem fizycznego płacenia podatku. Ponieważ celem organizacji kierujących się w swoim działaniu zasadami spółdzielczymi, a takimi są grupy, jest nie przynoszenie dochodu, tylko korzyści dla członków, kierownictwo grupy powinno tak prowadzić firmę, by nie powstawał zysk. Czasami jednak wskazane jest tworzenie zysku w pewnej wysokości. Po pierwsze zabezpiecza on płynność finansową grupy na wypadek nieudanych transakcji handlowych, a po drugie sprawia, że grupa staje się wiarygodna dla kontrahentów czy banku.
Grupy — podobnie jak wszystkie inne firmy — płacą podatek od towarów i usług (VAT) oraz podatek akcyzowy, a te zatrudniające pracowników zobowiązane są do naliczania i odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz występują w charakterze płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Z tego powodu zobowiązane są do naliczania i odprowadzania należnych zaliczek miesięcznych podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sporządzania deklaracji:
- od pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
- od prac zleconych i umów o dzieło,
- zryczałtowanego podatku od prac zleconych,
Grupy ponoszą również ustalone prawem opłaty skarbowe, a także podatki oraz opłaty lokalne.

Witold Boguta jest dyrektorem Fundacji Spółdzielczości Wiejskiej w Warszawie